Att prata mycket, ställa många frågor och att göra en sak i taget. Det är tre av de nycklar som Liselotte Rogberg tror har gjort Svenska kyrkans webb så bra. I mars utsågs den till Sveriges bästa sajt i kategorin organisationer av Internetworld Topp100.
– En utmaning i arbetet är att ta sig tid att tänka. För vem gör vi det här och vad vill vi åstadkomma? säger Liselotte Rogberg, som är förvaltningsledare för digitala kanaler på Svenska kyrkans nationella kommunikationsavdelning.
Den digitala strategi som ligger till grund för arbetet säger att Svenska kyrkan ska vara en kyrka även på digitala platser – en del av människors digitala liv. En exempel på detta är Bönewebben, en sajt med djupt berörande innehåll där besökarna lämnar böner och tänder ljus. Ett annat exempel är sajten OMG, en förkortning för Oh My God, som samlar frågor och svar riktade mot en yngre publik. På Svenska kyrkans webb finns också möjlighet att chatta med en präst och skriva digitalt till en präst, vilket kompletterar telefontjänsten jourhavande präst som nås via 112.
Läs också: Topp100-vinnaren Underbaraclara: ”Alla måste inte finnas på Youtube”
Läs också: Topp100-vinnaren Underbaraclara: ”Alla måste inte finnas på Youtube”
– Man kan se att unga människor inte är så benägna att ringa, men de har samma behov av att prata, konstaterar Liselotte Rogberg.
Två konkreta verktyg som har hjälpt Svenska kyrkan att strukturera och effektivisera sitt digitala utvecklingsarbete är förvaltningsmodellen PM3 och ärendehanteringssystemet Jira. När Svenska kyrkan började arbeta enligt en förvaltningsmodell blev det tydligt vilka resurser som krävdes för att göra det som planerades.
– Ofta är det mänskliga resurser som det är brist på. Och om man inte har tillräckligt med resurser internt spelar det ingen roll att man har en leverantör som kan leverera – det behövs också folk som tänker till kring hur, vad och varför, konstaterar Liselotte Rogberg.
Ärendehanteringssystemet har hjälpt till att engagera fler delar av verksamheten i det digitala utvecklingsarbetet. Där finns en backlog för önskemål som kommer in från framför allt redaktörer och användare. Och där prioriteras hela tiden vad som ska göra i nästa sprint. Svenska kyrkan har vi en leverans i sina digitala kanaler varje månad, berättar Liselotte Rogberg.
– Att alla kan se och kommentera ärendena ger en överskådlighet som hjälper mycket när man är många som jobbar med samma sak. För oss blev det ett väldigt lyft när även vi kravställare kom in i ärendehanteringssystemet – vi som ska prioritera och hålla ordning på leveransen.
Ett annat viktigt verktyg för arbetsgruppen på kyrkokansliet i Uppsala är tavlor med statistik som uppdateras i realtid.
– Vilka besökare har vi nu och vad vet vi om dem? Vad säger folk om oss i sociala medier? Tavlorna ser till att vi får input hela tiden, berättar Liselotte Rogberg.
De senaste åren har Svenska kyrkan tagit grepp om att utgå från besökarna och vad de vill. De tittar på varför besökarna söker sig till Svenska kyrkans sajt, vilka sidor de besöker och söker svar på vilket innehåll som bör prioriteras utifrån besökarnas perspektiv.
Ni jobbar datadrivet nu?
– Ja, det kan man säga. Det ger oss jättemycket bra input i vad vi ska prioritera och vad som är efterfrågat.
Liselotte Rogberg ser ett skifte i hur de jobbar med webb, från att ha varit mer en redaktionell produkt med många artiklar, till att vara mer en ”servicewebb”.
– Vi vill ge service till den som vill utföra något. Både de som kommer för att ta reda på information och de som vill utföra en uppgift. Men sedan är vi också en kyrka, och det ställer andra krav.
Vilka krav ställer det, att ni är en kyrka?
– Om man tänker utifrån vad folk är ute efter – då har vi det vi kallar för de tre K:na. Våra besökare vill ha information om sina kyrkor, kontakt med sina församlingar och tillgång till kalendariet, där de får veta vad som händer i kyrkan. Det har vi jobbat på och gör fortfarande, exempelvis genom vår app Kyrkguiden som hjälper användarna att hitta till kyrkor och läsa vad som händer i kalendariet.
Läs också: Topp100 2017 – Så jobbar TUI, årets bästa sajt
Svenska kyrkan är en decentraliserad organisation med 13 stift och över 1 300 församlingar. Flera församlingar har utvecklat egna webbplatser – och har valt att stanna i den plattformen även efter att kyrkan fick en ny sajt i fjol.
– Vi är ingen koncern, vi kan inte säga att ”alla ska använda det här verktyget”. Istället är vår uppgift nationellt att göra en webb som är så bra att stift och församlingar vill vara en del av den, förklarar Liselotte Rogberg.
Totalt finns över 1 000 redaktörer som publicerar innehåll på Svenska kyrkans webb, och omkring 600 undersajter som tillhör olika stift och församlingar runt om i Sverige och utomlands. Det finns stora skillnader i kunskap och arbetstid mellan redaktörerna. En del församlingar har flera heltidsanställda som jobbar med kommunikation, medan det för andra kan handla om några timmar i veckan.
– Det är klart att då är det väldigt olika behov och olika frågor som kommer in både i support, kravställningar och behov. Vi måste utveckla något som passar alla.
Nyligen har Svenska kyrkan anställt sin första helt digitala präst, som jobbar heltid med att möta människor i sociala medier.
– Ett exempel på hur vi arbetar är vid terrordådet på Drottninggatan. Vi fanns på plats vid Sergels torg och kyrkorna öppnades i Stockholm. Men vi fanns också digitalt, på bönewebben och i sociala medier. På alla jobb vill man hitta mening i det man gör. Och det tycker jag är lätt när man jobbar för Svenska kyrkan, det är så nära kopplat till att finnas där för människor.
Missa inte Webbdagarna Göteborg 19 – 20 september! Den perfekta mixen mellan inspiration och kunskap, talare i världsklass och mingel med 700 av Sveriges trevligaste digitala proffs. Boka din biljett och läs mer HÄR.
Inse att man aldrig blir klar.
– Det finns alltid saker att förbättra när man jobbar digitalt. Men försök att beta av en sak i taget och göra det så bra som möjligt.
Prata mycket.
– Ju mer man pratar med sina leverantörer och kravställare – redaktörer – desto mer input får man till att göra bra digitala saker. Och ju mer man tittar på sin omvärld, desto mer förstår man både sig själv och sina medmänniskor.
Ställ ”dumma” frågor.
– Varför gör vi det här? Vem är målgruppen och vad vill vi ha för effekt? En utmaning är att ta sig tid att ställa sådana frågor, och ta den diskussionen.
Använd smarta verktyg.
– Vi använder ärendehanteringssystemet Jira för att få struktur i vårt arbete, och förvaltningsmodellen PM3. Det är bra att använda verktyg och modeller och lära sig av det, men det finns ingen magi i det.
Glöm inte kedjan.
– Man behöver tänka på många delar från början, inte bara ”när ska det levereras”. Vem ska använda det här i slutändan? Vem ska förstå det? Har vi folk som jobbar med supporten? Vad behöver vår support och våra redaktörer veta? Att tänka kommunikation kring det jobb man gör digitalt är jätteviktigt, säger Liselotte Rogberg.
